Starostwo może pochwalić się nowoczesnym i funkcjonalnym archiwum. Właśnie odebrane zostały pomieszczenia, w których znajdują się gotowe na przyjęcie dokumentacji regały.
Archiwizacja dokumentów w każdym urzędzie jest bardzo ważnym elementem codziennej pracy w Starostwie. Instytucje publiczne są zobowiązane na mocy przepisów prawa do archiwizowania dokumentów, powstających w wyniku prowadzonej działalności. W zakres dokumentacji archiwizowanej wchodzą wszelkie dokumenty jawne i niejawne, kadrowe, księgowe itp.
Do tej pory Starostwo korzystało z dość wysłużonego archiwum, które wymagało unowocześnienia. Obecnie regały, na których są przechowywane dokumenty, nie dość że są zupełnie nowe, to posiadają możliwość przesuwania.
- Konieczność unowocześnienia archiwum wynikała z potrzeby dostosowania do przepisów, które będą obowiązywać od 2016 roku. Zastosowaliśmy regały przesuwne, zamiast stacjonarnych, z których korzystano do tej pory. Dzięki temu znacznie wzrosła powierzchnia przeznaczona do składowania dokumentów, jak również ilość archiwizowanych akt – mówi Starosta Myszkowski Dariusz Lasecki.
Nowe archiwum, podzielone na trzy odrębne pomieszczenia, posiada odpowiednią wentylację, zabezpieczenia drzwiowe i pożarowe, panuje w nim właściwa wilgotność i temperatura. Łączna długość regałów to aż 1856 metrów bieżących.
Dzięki prowadzeniu archiwum, jednostka samorządowa tworzy pełny i jasny rejestr swojej działalności, dzięki czemu istnieje możliwość sprawdzenia, w jaki sposób działa.
Podstawowym aktem prawnym regulującym te zagadnienia jest ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz dodatkowe przepisy wykonawcze, które uszczegóławiają zasady ogólne.
Jak mówi ustawa - dokumentację archiwalną stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej Państwa Polskiego, jego organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i współcześnie.
Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentację dzieli się na archiwalną i niearchiwalną. Dokumentację archiwalną przechowuje się wieczyście i oznacza się symbolem „A” według kategorii archiwalnej dokumentacji.
